Referencje do przetargu – skąd je wziąć, gdy firma jest mała

„Chcemy wystartować w przetargu na sprzątanie szkoły albo urzędu, ale zamawiający wymaga referencji, a my nigdy wcześniej nie obsługiwaliśmy budżetówki” – to najczęstsza blokada u właścicieli małych firm usługowych. W większości przypadków okazuje się jednak, że firma już posiada odpowiednie doświadczenie albo może je legalnie uzupełnić na kilka sposobów przewidzianych w Prawie zamówień publicznych.

1. Czym są referencje w świetle ustawy Pzp z 2019 roku

W języku potocznym mówi się o „referencjach”, ale w dokumentacji przetargowej (SWZ) wymaganie to nosi nazwę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej (art. 112 ust. 2 pkt 4 oraz art. 116 ustawy Pzp). Aby potwierdzić spełnianie tego warunku, najwyżej oceniony wykonawca składa na wezwanie zamawiającego dwa powiązane ze sobą dokumenty:

• Wykaz usług – wypełniona tabela (według wzoru z SWZ) podpisana przez samego wykonawcę, w której wypisuje się zrealizowane lub realizowane kontrakty: podmiot, na rzecz którego usługa była wykonana, przedmiot, daty wykonania oraz wartość.
• Dowody określające, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie – czyli właśnie listy referencyjne (poświadczenia) wystawione przez klientów wskazanych w wykazie.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie podmiotowych środków dowodowych, w przypadku usług i dostaw pod uwagę bierze się okres ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie). Co niezwykle istotne w branżach takich jak sprzątanie, ochrona, utrzymanie zieleni czy catering: w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych (np. stała umowa na sprzątanie trwająca od kilkunastu miesięcy) nie trzeba czekać na zakończenie kontraktu. Można posłużyć się umową nadal trwającą, o ile wartość dotychczas zrealizowanej części osiągnęła już próg wymagany w SWZ, a referencja potwierdzająca należyte wykonywanie usługi została wystawiona w okresie ostatnich 3 miesięcy przed terminem składania ofert.

2. Zlecenia prywatne (B2B) – najważniejsze źródło dla małej firmy

Najważniejszy fakt prawny, o którym nie wie wielu początkujących przedsiębiorców: zamawiający publiczny nie ma prawa żądać, aby doświadczenie pochodziło wyłącznie z przetargów publicznych. Narzucenie warunku „wykonawca musi wykazać się sprzątaniem dwóch urzędów lub szkół publicznych” stanowiłoby naruszenie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 16 Pzp), co wielokrotnie potwierdzało orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej.

W praktyce oznacza to, że jeżeli warunek w SWZ brzmi: „Wykonawca wykonał co najmniej dwie usługi polegające na utrzymaniu czystości w budynkach użyteczności publicznej lub budynkach biurowych o wartości minimum 120 000 zł brutto każda”, to pełnoprawną referencję wystawi Państwu:

• prywatny właściciel lub zarządca biurowca,
• wspólnota mieszkaniowa lub spółdzielnia mieszkaniowa,
• prywatna klinika medyczna, przychodnia, laboratorium lub niepubliczne przedszkole,
• zakład produkcyjny, magazyn logistyczny lub sieć handlowa, której sprzątacie część biurowo-socjalną.

Przed startem w pierwszym przetargu warto przejrzeć własne faktury z ostatnich 3 lat dla stałych klientów komercyjnych i poprosić ich o podpisanie jednostronicowego listu referencyjnego podsumowującego dotychczasową wartość współpracy.

3. Podwykonawstwo u większych wykonawców

Co zrobić, jeśli firma działa od niedawna i jej bezpośrednie umowy z klientami opiewają na niższe kwoty, ale wykonywała zlecenia jako podwykonawca dla dużej firmy sprzątającej, ochroniarskiej lub budowlanej? Prawo zamówień publicznych w pełni pozwala wykazać doświadczenie zdobyte w roli podwykonawcy.

W takim przypadku w wykazie usług wpisuje się zakres i wartość prac faktycznie zrealizowanych przez Państwa firmę, a list referencyjny potwierdzający należyte wykonanie tych usług wystawia nie urząd czy inwestor końcowy, lecz generalny wykonawca, który Państwu te prace zlecił i odebrał. Warto zadbać o takie poświadczenie od razu po zakończeniu zlecenia podwykonawczego lub po zamknięciu roku rozliczeniowego.

4. Mniejsze zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł netto

Jeżeli w Państwa portfelu brakuje większych kontraktów B2B, najlepszą trampoliną do dużych przetargów są zamówienia publiczne o wartości szacunkowej poniżej 130 000 zł netto w skali roku (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp). Do takich postępowań ustawa Pzp nie ma zastosowania – mniejsze szkoły, przedszkola, gminne ośrodki kultury, biblioteki, ośrodki pomocy społecznej czy powiatowe inspektoraty udzielają ich na podstawie wewnętrznych regulaminów zakupowych (jako zapytania ofertowe publikowane w BIP lub na platformach zakupowych).

Ponieważ są to postępowania odformalizowane, zamawiający bardzo często nie stawiają w nich wyśrubowanych warunków udziału w postępowaniu albo wymagają jedynie minimalnego doświadczenia. Co więcej, nawet w trybie podstawowym powyżej 130 000 zł netto zdarzają się postępowania, w których zamawiający całkowicie rezygnuje z warunku doświadczenia (nie jest on obowiązkowy!). Po roku rzetelnego obsłużenia jednej lub dwóch mniejszych placówek firma dysponuje już oficjalnymi referencjami z sektora publicznego, które otwierają drogę do kontraktów za 300–500 tys. zł.

5. Konsorcjum, czyli wspólny start dwóch mniejszych firm (art. 58 Pzp)

Zgodnie z art. 58 ust. 1 Pzp wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, tworząc konsorcjum. Jest to niezwykle praktyczne rozwiązanie, gdy np. zamawiający wymaga wykazania dwóch usług po 200 000 zł brutto każda albo równoczesnego sprzątania budynku i pielęgnacji zieleni:

• jedna firma ma doświadczenie w sprzątaniu wnętrz, a druga w utrzymaniu terenów zewnętrznych, albo dwie zaprzyjaźnione firmy z sąsiednich powiatów łączą swoje mniejsze referencje i sprzęt,
• konsorcjanci ustanawiają pełnomocnika (lidera konsorcjum) do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy z zamawiającym (art. 58 ust. 2 Pzp),
• wraz z ofertą konsorcjum składa obowiązkowe oświadczenie z art. 117 ust. 4 Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

Należy przy tym pamiętać o dwóch regułach: po pierwsze, członkowie konsorcjum ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy (art. 445 ust. 1 Pzp); po drugie, zgodnie z art. 117 ust. 3 Pzp wykonawca wnoszący do konsorcjum wymagane doświadczenie musi faktycznie realizować tę część zamówienia, do której zdolności te są wymagane.

6. Poleganie na zasobach innego podmiotu (art. 118 Pzp) – z ostrzeżeniami

Ustawa Pzp przewiduje również instytucję udostępnienia zasobów przez podmiot trzeci (art. 118 Pzp). Wykonawca, który sam nie spełnia warunku doświadczenia, może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych zaprzyjaźnionej firmy, składając wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.

Kluczowe ostrzeżenie prawne: w przypadku usług i robót budowlanych przepis art. 118 ust. 2 Pzp stawia twardy warunek – wykonawca może polegać na doświadczeniu innego podmiotu wyłącznie wtedy, gdy podmiot ten faktycznie wykona usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane! W praktyce oznacza to, że firma „użyczająca referencji” musi zostać zgłoszona jako realny podwykonawca i autentycznie wykonywać odpowiednią część zamówienia na obiekcie. Praktyka polegająca na samym „pożyczeniu papieru” bez rzeczywistego udziału podmiotu trzeciego w wykonywaniu usługi jest w świetle Pzp 2019 niedopuszczalna i kończy się odrzuceniem oferty, a na etapie realizacji – naliczeniem wysokich kar umownych.

7. Co musi zawierać poprawny list referencyjny?

Aby zamawiający nie miał podstaw do kwestionowania złożonego dokumentu i wzywania do wyjaśnień z art. 128 Pzp, zbierane od klientów referencje powinny zawsze zawierać sześć konkretnych elementów:

• pełne dane wystawcy referencji (nazwa firmy lub instytucji, adres, dane osoby podpisującej dokument),
• pełne dane Państwa firmy jako wykonawcy usługi,
• dokładny opis przedmiotu usługi (np. „kompleksowe codzienne utrzymanie czystości powierzchni biurowych i sanitarnych o łącznym metrażu 1 850 m²” – warto unikać ogólników typu „współpraca przebiega pomyślnie”),
• dokładny okres wykonywania usługi (daty dzienne lub miesięczne: od kiedy do kiedy),
• łączną wartość zrealizowanych usług (najlepiej podać zarówno kwotę netto, jak i brutto),
• wyraźne sformułowanie potwierdzające jakość: „usługi zostały wykonane (lub są wykonywane) należycie, terminowo i zgodnie z umową” oraz datę wystawienia dokumentu i podpis.