Jak policzyć, czy przetarg na sprzątanie się opłaca

Wygrać przetarg w zamówieniach publicznych jest łatwo – wystarczy podać najniższą cenę. Sztuką jest policzyć ofertę tak, aby po opłaceniu pracowników, składek ZUS, urlopów i środków czystości na kontrakcie została bezpieczna marża. Poniżej pokazujemy, jak zbudować arkusz kalkulacyjny pod stawki z 2026 roku i kiedy lepiej odpuścić składanie oferty.

1. Dlaczego dokładną wycenę robi się dopiero po publikacji SWZ i OPZ

Zanim zamawiający opublikuje Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ) oraz Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ), można jedynie wstępnie oszacować skalę kontraktu na podstawie ceny z poprzedniego roku. Wiążącej wyceny nie da się przygotować przed publikacją specyfikacji, ponieważ to w OPZ zamawiający wpisuje twarde wymogi kosztowe: wymiar etatów, godziny pracy serwisu dziennego, liczbę dozowników oraz częstotliwość prac okresowych.

Wycena wyłącznie przez pomnożenie metrażu budynku przez stałą stawkę za m² często prowadzi do straty. Dwa budynki o powierzchni 2 500 m² mogą różnić się kosztowo o połowę, zależnie od tego, czy zamawiający wymaga obecności dwóch osób na pełny etat i zakupu ręczników papierowych dla setek interesantów, czy jedynie popołudniowego sprzątania biur.

2. Etaty z OPZ a koszt pracodawcy płacy minimalnej w 2026 roku

W usługach utrzymania czystości od 70% do 85% wszystkich kosztów stanowi praca ludzka. Zgodnie z art. 95 ustawy Pzp zamawiający w niemal każdym przetargu na sprzątanie wymaga zatrudnienia osób wykonujących czynności porządkowe na podstawie umowy o pracę. Często wprost narzuca też minimalną liczbę pełnych etatów (np. 3,0 etatu lub 4,5 etatu), które wykonawca musi utrzymać przez cały okres trwania umowy.

W 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 806 zł brutto miesięcznie. Dla właściciela firmy kwota brutto na umowie nie jest jednak kosztem całkowitym. Do wynagrodzenia brutto należy doliczyć narzuty po stronie pracodawcy (składka emerytalna 9,76%, rentowa 6,50%, wypadkowa, Fundusz Pracy 2,45% oraz FGŚP 0,10% – łącznie ok. 20,48%, a przy wpłatach na PPK jeszcze więcej). W praktyce bezpieczny mnożnik kosztu pracodawcy wynosi ok. 1,20:

• Płaca minimalna 2026 brutto: 4 806 zł
• Mnożnik kosztów pracodawcy (ok. 1,2): 4 806 zł × 1,2 = 5 767,20 zł / mies. na jeden pełny etat
• Roczny bazowy koszt 1 etatu (bez zastępstw): 5 767,20 zł × 12 mies. = 69 206,40 zł

Jeżeli zamawiający nie podał w OPZ sztywnej liczby etatów, lecz sam metraż i harmonogram, liczbę roboczogodzin wylicza się z norm wydajności dla poszczególnych powierzchni (inny czas zajmuje umycie korytarza maszynowo, a inny doczyszczenie dwudziestu sanitariatów i pokojów biurowych), pamiętając o minimalnej stawce godzinowej w 2026 r. (31,40 zł brutto za godzinę, czyli ok. 37,70 zł całkowitego kosztu zleceniodawcy przy pełnym oskładkowaniu).

3. Zastępstwa urlopowe, absencje chorobowe i nadzór

Najczęstszy błąd w kalkulacjach początkujących firm to pomnożenie wymaganej liczby etatów przez 5 767 zł i przyjęcie, że to cały koszt personelu. Pracownikowi na pełnym etacie przysługuje 20 lub 26 dni płatnego urlopu wypoczynkowego w roku (czyli ponad miesiąc roboczy!). W tym czasie w urzędzie lub szkole musi pojawić się osoba na zastępstwo, której również trzeba zapłacić wynagrodzenie ze składkami.

Do tego dochodzą zwolnienia lekarskie (przez pierwsze 14 lub 33 dni w roku kalendarzowym wynagrodzenie chorobowe finansuje pracodawca, płacąc równocześnie zastępcy). Dlatego do podstawowego kosztu etatów należy bezwzględnie doliczyć rezerwę na zastępstwa urlopowe i chorobowe na poziomie minimum 10–12% funduszu płac, a także koszt nadzoru (koordynatora obiektu) oraz dojazdów z zaopatrzeniem.

4. Środki czystości, artykuły higieniczne i amortyzacja sprzętu

Kolejna pozycja to chemia profesjonalna, drobny sprzęt (mopy, ściereczki, pady, worki na śmieci) oraz amortyzacja maszyn. Sam koszt chemii do codziennego mycia podłóg jest przewidywalny, ale pułapką bywają artykuły higieniczne dla użytkowników budynku: papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło w płynie i odświeżacze. W dużej szkole lub urzędzie odwiedzanym przez setki interesantów koszt papieru i ręczników potrafi wynieść 1 500–3 500 zł netto miesięcznie. Przed wyceną zawsze warto sprawdzić w OPZ liczbę toalet i pracowników zamawiającego lub zadać pytanie do SWZ o zużycie z poprzedniego roku.

5. Prace okresowe i ryzyko odśnieżania w ryczałcie

Poza codziennym sprzątaniem OPZ niemal zawsze przewiduje prace kwartalne lub półroczne: obustronne mycie okien (często z użyciem podnośnika lub technik alpinistycznych przy przeszkleniach powyżej 4 metrów), pranie wykładzin dywanowych i tapicerki krzeseł oraz maszynowe doczyszczanie i polimeryzację wykładzin PCV. Każdą z tych prac należy wycenić osobno i rozbić na 12 miesięcy kontraktu.

Szczególnej ostrożności wymaga utrzymanie terenów zewnętrznych zimą (odśnieżanie chodników, dróg wewnętrznych, parkingów oraz posypywanie piaskiem lub chlorkiem sodu). Jeżeli zamawiający rozlicza odśnieżanie ryczałtowo (stała kwota miesięczna niezależnie od pogody), wykonawca bierze na siebie całe ryzyko śnieżnej zimy i konieczności pracy ekip od godz. 5:00 rano. Znacznie bezpieczniejsze są przetargi, w których akcje zimowe są rozliczane powykonawczo – za faktyczną liczbę wyjazdów lub dób z opadami.

6. Kary umowne i klauzule waloryzacyjne w umowie

Przed ustaleniem marży trzeba dokładnie przeczytać wzór umowy. Zwracamy uwagę na dwie rzeczy:

• Kary umowne – w jakiej wysokości i w jakim trybie są naliczane? Bezpieczny wzór umowy przewiduje procedurę reklamacyjną (np. zamawiający zgłasza uchybienie, a wykonawca ma 2 lub 4 godziny na jego usunięcie bez naliczania kary). Groźne są natomiast zapisy o automatycznej karze pieniężnej (np. 500 zł) za każde jednostkowe zastrzeżenie bez prawa do niezwłocznej poprawki.
• Waloryzacja wynagrodzenia – zgodnie z art. 439 Pzp każda umowa na usługi zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy musi zawierać klauzule waloryzacyjne (np. w oparciu o wskaźnik inflacji GUS). Z kolei przy umowach powyżej 12 miesięcy art. 436 pkt 4 lit. b Pzp nakazuje wprowadzenie obligatoryjnej waloryzacji w razie ustawowego wzrostu płacy minimalnej w kolejnym roku kalendarzowym.

7. Przykład liczbowy: 12-miesięczny przetarg na sprzątanie budynku

Załóżmy, że urząd ogłasza przetarg na 12 miesięcy w 2026 roku (powierzchnia biurowa 2 800 m², brak odśnieżania zewnętrznego, wyłącznie wnętrza – stawka VAT 23%). W OPZ zamawiający wymaga zatrudnienia minimum 3 osób na pełny etat na umowę o pracę oraz dostarczania chemii i materiałów higienicznych (ok. 90 pracowników urzędu). Policzymy miesięczny koszt netto:

W skali 12 miesięcy bezpieczna wartość oferty w tym przykładzie wynosi 297 720,00 zł netto (366 195,60 zł brutto). Chcesz podstawić własną liczbę etatów, metraż i koszty środków czystości? Otwórz nasz interaktywny Kalkulator opłacalności przetargu na sprzątanie 2026 i policz próg rentowności na żywo. Gdyby któryś z konkurentów złożył w tym postępowaniu ofertę na poziomie 240 000 zł brutto (czyli 195 122 zł netto – po 16 260 zł netto miesięcznie), oznaczałoby to kwotę niższą niż sam ustawowy koszt trzech etatów przy płacy minimalnej 2026 – co stanowi podstawę do wezwania do wyjaśnień rażąco niskiej ceny (art. 224 ustawy Pzp).

8. Wniosek: nie każdy przetarg warto brać

Najważniejsza zasada na rynku zamówień publicznych brzmi: nie w każdym przetargu trzeba złożyć ofertę. Jeżeli z OPZ i historii zamawiającego wynika, że budżet instytucji jest niedoszacowany, o zamówienie walczy ośmiu wykonawców schodzących poniżej kosztów pracy, a umowa przewiduje automatyczne kary bez procedury naprawczej – najlepszą decyzją jest odpuszczenie takiego postępowania. Znacznie lepiej wybierać przetargi w swojej okolicy, w których poprzednio wpłynęły tylko 1 lub 2 oferty, a stawki pozwalają na uczciwą marżę.